OFICINA BLANCA

La oficina es ese espacio destinado para el trabajo. En ella se organiza todo lo necesario para realizar la tarea para la que ha sido creada. Una oficina blanca mejora la calidad de tu presentación de cara al público. A lo largo de todo este escrito verás por qué.

Desde sus inicios, muchas han sido sus utilidades. Bibliotecas, comercio, trámites, etc.

Múltiples usos para este lugar que, aunque no lo creas, tiene una larga trayectoria en la historia.

ORÍGENES Y EVOLUCIÓN DE LA OFICINA.

Ya en la época antigua había espacios habilitados para trabajar. La proliferación del derecho Romano y de la burocracia, hizo que aparecieran estos lugares como sitio para realizar diversos trámites.

A veces los historiadores identifican las antiguas oficinas como las bibliotecas en donde se almacenaban los escritos.

También allí era donde se redactaban los manuscritos y había espacios para esa labor.

Siguiendo con la historia, en el medievo era aquel lugar de palacio donde quedaban recogidos todos los documentos y tratados de gobierno.

Siglos después, y con la necesidad de especializar el rendimiento, surgieron las oficinas y los edificios de oficinas.

Todo el comercio, industria, actividad económica, requería de un trabajo de oficina. Por eso es lógico que con todo este trabajo, se crearan lugares donde vigilar y almacenar los documentos, así como supervisar toda actividad.

Con el paso de los años, las oficinas se fueron adaptando a las nuevas condiciones de trabajo. Pasamos de las antiguas bibliotecas a espacios diáfanos y prácticos en la actualidad.

Como resultado surgieron esos espacios comunes y abiertos  donde era más fácil la supervisión de la actividad.

En la actualidad hay diversas necesidades que han promovido la aparición de salas de reuniones, sitios donde descansar, sala de usos múltiples, etc.

Todas estas evoluciones son el ejemplo claro de que la oficina como lugar de trabajo, está en continuo progreso respecto a las necesidades del personal.

EQUIPAMIENTO DE UNA OFICINA. QUÉ MUEBLES TENER.

Es obvio que no todas las oficinas tienen las mismas equipaciones. Esto viene dado por las distintas actividades que se desempeñan en cada una.

Si es cierto que hoy día es indispensable contar con una serie de mobiliario y equipamiento mínimo para que una oficina sea funcional.

En mayor o menor medida os vamos a mostrar aquellos elementos imprescindibles para la oficina.

• ORDENADOR

Hoy está todo informatizado. Por consiguiente, es obligatorio tener equipos informáticos adecuados a las funciones que se realizan.

• SILLAS

Elemento importantísimo para nuestro confort en el trabajo.

• MESA DE TRABAJO. ESCRITORIO.

En ellas vas a desarrollar toda la actividad principal. Procura que sea amplia y cómoda.

• SILLA DE CLIENTES.

Han de ser cómodas para que la gente se encuentre a gusto.

• ARCHIVADORES Y CAJONERAS.

Ahí es donde se ubican las carpetas, material de oficina, libros, etc.

• IMPRESORAS.

• MESA DE REUNIONES.

Importantes  a la hora de reunir un número elevado de personas sin que eso sea un problema.

• MOSTRADORES.

Servirá para atender a la clientela. Si quieres poner un mostrador te aconsejamos que pienses bien su diseño, ya que será la primera carta de presentación de tu trabajo.

CÓMO DISTRIBUIR LA OFICINA

Hay que prestar especial atención a  este punto.

Para ello lo primero que debemos hacer es ver el espacio de una forma general. Observar las ubicaciones e imaginar cómo quedaría el entorno.

No olvides que el motivo de saber distribuir bien el espacio de trabajo, da como resultado un ambiente agradable tanto a los empleados como a los visitantes.

Tu oficina será un poco esa primera impresión que el cliente tiene de ti.

La distribución abierta, con pocas divisiones y diáfana, promueve las relaciones y comunicaciones entre trabajadores.

Sería una opción si lo que quieres es marcar un ambiente fluido e integrado.

Si por el contrario quieres marcar un orden de jerarquía laboral, lo más común es que hayan ciertas separaciones entre el personal. Incluso separando la oficina del supervisor o director.

Estas divisiones serán distinguibles fácilmente.

La recepción estará ampliamente diferenciada y elaborada. En ella se dará entrada a todo el que llegue. De ahí pasará a la sala de espera o al apartado correspondiente.

La sala de espera tiene que ser un lugar cómodo para el usuario. Podría tener mesas centrales o entre las sillas de espera.

Opcionalmente es muy común que haya televisión o una zona habilitada con bebidas o máquinas de bebidas.

Si tu oficina dispone de sala de reuniones o piensas que es una buena idea tenerla, piensa primero en su colocación.

Ha de ser  estudiadamente ubicada en una zona  amplia para albergar al personal de que dispones. Planea bien sus dimensiones para que no se te quede pequeña.

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De igual modo, ocurre lo mismo con las salas de descanso.

Para terminar te vamos a hablar de las condiciones mínimas en la oficina, para que el trabajo sea lo más productivo posible.

Espacio mínimo de trabajo

Según el instituto Nacional de Seguridad y salud en el trabajo:

“Las dimensiones de los locales de trabajo deberán permitir que los trabajadores realicen su trabajo sin riesgos para su seguridad y salud y en condiciones ergonómicas aceptables.”

Las dimensiones mínimas serán las siguientes:

• 3 metros de altura desde el suelo al techo. Mínimo 2.5 metros.
• 2 metros cuadrados de superficie libre por trabajador.
• 10 metros cúbicos no ocupados por trabajador.

Hay una serie de calculadores de espacio según sea una planta de oficina diáfana o cerrada.

Se cuentan las dimensiones de los elementos en la zona de trabajo y se restan a la superficie total del espacio.

Esa cifra se divide por el total de trabajadores. De esta forma se descubre el espacio libre por trabajador.

Ergonomía en el puesto de trabajo de oficina.

La ergonomía se define como el estudio de las condiciones de adaptación de un lugar de trabajo, una máquina, vehículo, etc, a las características físicas y psicológicas de la persona o el usuario.

Lo que se pretende en este caso, es diseñar la oficina de modo idóneo para que no influya negativamente en las condiciones físicas y mentales del empleado.

Para conseguir una mejor adaptación en la oficina, se toman 3 factores: El ambiente, la persona y la maquinaria o equipamiento que utiliza.

• Debemos cuidar la postura de nuestra espalda, la altura del ángulo de visión a la pantalla. Los brazos han de estar bien apoyados sin estar forzados.

Mantener la espalda pegada al respaldo de la silla. No encorvarse sobre la mesa.

• El estar sentado mucho tiempo, puede originar problemas de circulación. Largos periodos sentados afectan a la circulación sanguínea. Levantarse y estirarse tras ese periodo, facilita el retorno venoso.

• La pantalla de ordenador tiene que estar a  la altura de nuestros ojos. El cuello no ha de estar forzado.
• Evitaremos tener la cabeza girada con motivo de poner la pantalla en un lateral de la mesa. Con eso evitas problemas cervicales y de cuello.
• Los pies deben estar bien apoyados en el suelo. No colgando. Usa reposapiés.

• La calidad del aire de la estancia es importante. Mantén bien ventilada la zona.

Aconsejamos también una buena temperatura de trabajo para que estés cómodo en cualquier época del año.

• Cuida la iluminación. Aprovecha todo lo que puedas la luz natural que recibas.

No proyectes sombras en la zona del escritorio y procura descansar la vista cada cierto tiempo.

Tienes que adecuar la intensidad de la iluminación al trabajo que estés realizando.

• Mantente alejado de ruidos altos o molestos.
• Crea un ambiente laboral que promueva el compañerismo.

ORGANIZAR UNA OFICINA BLANCA PEQUEÑA

¿Cómo distribuyo mi oficina blanca? ¿Qué es lo  imprescindible para un despacho pequeño?

A lo largo de este punto intentaremos darte una serie de pautas y consejos para que todo encaje sin parecer pequeño.

• El primer consejo, viniendo de nosotros, es que uses el color blanco. Una oficina blanca hace que el espacio parezca mayor. Además habrá más claridad.

Usa la misma pauta para el color de las paredes. Combina el blanco con el gris claro o un color que genere confort. El color crema y amarillos son muy recomendables.

• El suelo claro y brillante aportará amplitud.

• Todo tiene que ser proporcional a las dimensiones de la planta.
• Usa ordenadores integrados con pantalla y una impresora central.
• Utiliza una pared como lugar de almacenaje de documentos. No pongas cajoneras y armarios por todos los rincones.
• Pon bandejas y similares para aprovechar los huecos vacíos y tener documentos importantes más a la mano.
• Puedes poner las mesas de trabajo en el centro de la estancia y hacer que todos trabajen ordenadamente cerca. Con esta opción puedes optar por colocar una gran mesa con separaciones.

Esto podría ayudar a repartir mejor el espacio. Incluso si hay grandes ventanas, aprovecharás mejor la luz para que tu oficina blanca mejore en ese aspecto.

Con esta configuración tendrás libre todo el perímetro, facilitando las zonas de paso.

También podrás tener zonas libres donde poner algún elemento auxiliar del tipo archivador.

• Alinea las mesas según los focos disponibles.
• Usa archivadores y estantes altos para ocupar el espacio a lo alto.

Puedes usarlos como elementos divisorios entre un departamento y otro.

• Recomendamos sillas plegables, mesas extensibles. Pueden ser usadas en momentos puntuales sin ocupar sito el resto del tiempo.

ORGANIZAR UNA OFICINA BLANCA GRANDE. MUEBLES DE OFICINA PARA GRANES ESPACIOS.

El cómo distribuir el espacio disponible ha sido estudiado a lo largo de la historia del diseño.

Se sabe que unas configuraciones adecuadas en la proporción y repartición el equipamiento, son beneficiosas para la productividad.

Las condiciones del entorno y su ordenamiento son claves para conseguir destacar en este sentido, ya que el componente humano es el eje donde giran muchos aspectos a tener en cuenta.

Se debe prestar atención a la funcionalidad como pilar en la productividad, y a la comodidad como pilar en el aspecto personal.

Una buena recepción en tu oficina blanca, es el mejor escaparate de tu empresa.

Puede estar integrada con el resto de instalaciones o algo más independiente. Eso depende del estilo fluido o conservador que quieras imprimir en el trabajo.

Una sala de reuniones debería ir en sitios adecuadamente insonorizados o que reciban poco ruido medioambiental.

Siguiendo esta premisa, algo que suma en cuanto a confort de los empleados, es ubicar una sala como zona de relax en momentos libres. Tus empleados agradecerán ese gesto. Además es algo que se sabe influye muy positivamente el rendimiento.

Las zonas de trabajo se dividirán en función del trabajo a realizar. Esto  se debe a que no es lo mismo una oficina administrativa que un despacho de abogados o un espacio comercial.

Estas divisiones puedes hacerlas con mamparas, mediante cubículos o simplemente separados adecuadamente espaciando cada lugar de trabajo entre empleados.

Te aconsejamos que si finalmente incluyes una sala de relax y reuniones en tu oficina blanca, tengas en cuenta la posibilidad de crear divisiones específicas a su uso. Directamente puedes introducirlas en habitaciones bien cerradas y separadas.

Ventajas de tener una oficina blanca amplia.

• El mobiliario puede ser más amplio y fijo. Olvídate de esos muebles que has de mover como los que tienen ruedas, mesas extensibles o sillas plegables.
• Es más fácil encajar muebles de oficina o escritorios amplios. Eso dará mayor comodidad al trabajador.
• No tendrás esa sensación claustrofóbica que puede ocurrir en otras ubicaciones. Das un plus de privacidad pero sin ahogar el empleado.
• Proyectarás una impresión de empresa con fuerza y solvente.

Ocultación del cableado de oficina.

Tanto como si estás en tu gran oficina, como si es en otra más pequeña, el mantener el cableado de tus ordenadores y equipos de trabajo ocultos, será de vital importancia.

Evitas esa impresión desordenada producida por esos cables colgantes o puntos de luz con demasiadas tomas de corriente.

Hay multitud de accesorios de los que iremos hablando,  que son una ayuda asombrosa a la hora de ocultar esos cables indeseados.

OFICINA EN CASA.

Con la evolución de las nuevas tecnologías, y la tendencia de muchas personas a trabajar desde casa, la elaboración de un espacio como oficina o estudio, se ha convertido en una disciplina por sí misma.

Hay infinidad de estilos y formas creativas de hacer una oficina en casa.  Algunas pautas para lograr tener un estudio en casa funcional y acogedor son:

• Debe tener unas buenas instalaciones eléctricas y de telefonía que no obstaculice el desarrollo de la actividad.
• Deberá contar con la mejor iluminación tanto natural como artificial.
• Ha de estar bien ventilada.
• Intenta que no le llegue ruidos en exceso.
• Que tenga un mobiliario proporcionado a las dimensiones del espacio.

Nos vamos a parar con algo más de detalle en algunos puntos:

• El mobiliario ha de empezar por lo básicamente principal. Mesa, silla y alguna estantería. Luego podrás poner las cosas que te vayan entrando como archivadores, etc. Siempre que entren bien.
• Usa colores en la oficina que no generen fatiga visual. Es cierto que la decoración será mucho más personal e íntima. Por este motivo toma tu tiempo para planear adecuadamente este punto.
• Hay infinidad de diseños para la oficina de casa.

Mesas minimalistas, escritorios con cajones, sillas giratorias con o sin reposabrazos…

Elige bien.  Para que no falles en esas decisiones, piensa en el tiempo que vas a pasar allí, las horas de luz de las que dispones, etc.

• Pon una luz general que alumbre bien la estancia. No se recomiendan luces parpadeantes o de poca intensidad.

Recomendamos luces LED ya que no parpadean y tienen buena relación potencia/consumo.

De forma puntual, puedes tener una luz auxiliar en la mesa para esos momentos en los que la necesites.

• La ventilación puede ser de techo, ventanas, ventilador, aire acondicionado, etc. Lo que más convenga.

DECORAR OFICINA BLANCA GASTANDO POCO

Gastar mucho o poco depende en mayor o menor medida del tipo de oficina que quieras y de la personalidad que quieres imprimir.

No es lo mismo decorar la oficina de tu casa, que la del trabajo en un edificio moderno, clásico, etc. Unos sitios se prestan más que otros a la hora de dotar de presupuesto la partida de decoración.

• Puedes empezar ahorrando en el diseño si realizas tú la distribución de la decoración. Sólo tendrás que buscar los elementos necesarios.

En este sentido, existen hoy día estupendas opciones estéticamente muy versátiles que además son económicas para tu oficina blanca.

• En cualquier gran superficie se encuentran estanterías de bajo precio que son como las de mayor calidad.

Para empezar un nuevo proyecto empresarial, no está de más abaratar en este aspecto, para darle más presupuesto a otros equipamientos como el informático.

• Utiliza el socorrido vinilo decorativo del que siempre hablamos. Los hay de mil colores y estampados.

• Hay escritorios de todos los colores que quedan muy bien, aunque no sean de maderas nobles.
• Existen decoraciones que imitan a la perfección el acabado metálico sin serlo.
• Una opción es la del mercado de segunda mano y la del mercado minimalista como las tablas y caballetes.

En sus variadas medidas se convierten en un gran aliado en el hogar o en la oficina. Esto le dará un toque desenfadado.

• Encimeras de cristal también son una buena sugerencia. No son excesivamente caras. Aportan estilo y modernidad.
• Pinta las paredes con efectos como el metálico o el brillante. Haciendo esto darás un toque moderno.

En el tema pareces, puedes forrar una con planchas de corcho. Ahí podrás ubicar notas y demás documentos.

• Mete alguna maceta o flor  natural o artificial. Su toque otorgará calidez.

COMO ILUMINAR UNA OFICINA. LA IMPORTANCIA DE LA ILUMINACIÓN EN EL TRABAJO.

En la forma y dimensiones está la cuestión.

Analiza tus ventanas, mira la posición de todo el mobiliario. Todo influye en el momento de ubicar tu iluminación.

El diseño lo dejamos a parte. No es tan importante como la funcionalidad en este apartado. Además, seguramente el diseño ya lo tengas planeado, pero no la forma en cómo encajarlo.

• Techos altos tendrán luminarias con gran ángulo de iluminación. Puedes poner lámparas que bajen a cierta altura para poner luz allí donde la necesitas.
• Techos bajos no es necesario que cuelguen mucho.
• El número de puntos de luz dependerá de lo grande que sea el espacio a iluminar.

Fíjate bien en la manera de distribuir esas luces para crear el mínimo de sombras posibles. Plantea también la forma de encender el conjunto de forma independiente.

Así podrás alumbrar toda o parte de la oficina, según las necesidades.

• La intensidad de la luz va en función de la actividad que estés desempeñando. No es igual iluminar una sala de relax, que las oficinas con sus pantallas y papeles que visualizar sin cansar la vista.

Tampoco son lo mismo las luces que uses durante el día, o aquellas necesarias durante las últimas horas de la tarde.

Se entiende que la iluminación ha de ser lo más natural posible. Nada de focos que produzcan calor o que parpadeen.

• Hay unas normativas que hay que cumplir. Según las cuales, se evitarán los efectos negativos de una mala iluminación. Habría que medir los niveles de iluminación con un luxómetro.

La recomendación dice que la temperatura del color será de entre 3300k y 5300k

Las luminarias generales darán una luz uniforme en el área.

El alumbrado puntual se centrará en  zonas específicas del trabajo.